Как построить гибкую аутсорс-систему: опыт «Фибоначчи Digital»

Как Solar Staff помог компании из узкой ниши избавиться от сложностей с документооборотом.

Чем занимаются «Фибоначчи Digital»

Digital-агентство с 2019 года оказывает цифровые услуги для бизнеса из сферы фармакологии. Она помогает производителям и дистрибьюторам лекарственных препаратов: оптимизирует процессы и внедряет IT-решения.

Продукты «Фибоначчи Digital» помогают упростить процесс получения согласий на обработку персональных данных, повышают вовлеченность врачей и делают коммуникацию с медицинским сообществом персонализированной и управляемой. Цифровыми решениями компании пользуются врачи, бренд-менеджеры, маркетологи и digital-руководители фармкомпаний, пациенты и пациентские сообщества.

Какие задачи выполняют фрилансеры

«Фибоначчи Digital» сотрудничает примерно с 30 российскими фрилансерами, которые живут по всему миру — в Белоруссии, Вьетнаме, Грузии, Израиле, Испании, Китае, Португалии и ОАЭ. Часть из них выполняют задания точечно, а некоторых компания привлекает на проекты.

#el-desktop

#el-mobile

Помимо штатных сотрудников, компания привлекает фрилансеров, которые заняты в digital-направлении. Чтобы решать специализированные задачи и делать это быстро, компания привлекает внештатных исполнителей:

— Аналитиков. Они помогают формализовывать требования, готовить техническую документацию и описывать пользовательские сценарии для IT-продуктов.

— Копирайтеров, редакторов и корректоров для экспертных текстов на медицинские темы.

— Разработчиков прототипов и UX-дизайнеров. Эти специалисты визуализируют идеи, прорабатывают логику интерфейсов и пользовательских путей в приложениях и сервисах.

— Графических и веб-дизайнеров. Они оформляют визуальные материалы, интерфейсы и презентации.

— Разработчиков и верстальщиков. Чтобы дорабатывать интерфейсы, реализовывать нестандартные сценарии и ускорять релизы.

— Проектных менеджеров. Они координируют задачи и общаются с заказчиками.

— Юристов. Проверяют формы согласий и тексты на соответствие требованиям законодательства.

Недавно компания открыла новое направление — организацию офлайн-мероприятий. Теперь для него привлекают менеджеров, стажеров, хелперов и других специалистов на проектной основе.

Подобный формат устраивает обе стороны — фрилансеры могут оказывать услуги разным заказчикам и организовать процесс и сроки под себя. «Фибоначчи Digital» же оперативно собирает команду и находит исполнителей под конкретные проекты своих заказчиков. Такой подход к комплектованию команды позволяет масштабироваться под задачи, не терять в качестве и не срывать сроки.

Что нужно было наладить

#el-desktop

#el-mobile

Специалисту «Фибоначчи Digital» по документообороту нужно было одновременно:

Собирать первичные документы от поставщиков и клиентов.
Подписывать договоры и иные документы с фрилансерами для оказания услуг
Проводить оплаты подрядчикам.
Собирать закрывающие документы от фрилансеров.
Готовить отчеты.

‍

На весь процесс уходило до нескольких рабочих дней, оплаты исполнителям затягивались и это провоцировало потенциально конфликтные ситуации.

Была и другая проблема. Чтобы составить отчетные бумаги, компании нужен не только чек от самозанятого, но и акт об оказанных услугах, подписанный двумя сторонами. А после оплаты получить от фрилансера закрывающие документы было трудно. Иногда процесс затягивался на дни и даже недели.

Для перемен нужен был триггер — и он нашелся

Компания провела онлайн-мероприятие, в котором только администраторов виртуальных комнат было около двадцати человек. С каждым нужно было подписать договор, приложение, акт, провести оплату и не ошибиться в суммах. Тогда в «Фибоначчи Digital» поняли, что вести документооборот как раньше, невозможно.

Чем помог Solar Staff

Сервис сильно изменил процессы внутри компании — от найма до постановки задач и оплаты работ. Например, приглашать исполнителей и подписывать документы стало проще. Подрядчики оформляют один договор с платформой Solar Staff и после этого могут брать задачи. Специалистам «Фибоначчи Digital» достаточно подписать NDA с фрилансером на случай, если на проекте есть конфиденциальная информация.

Ставить внутренние задачи тоже стало удобнее. Менеджеру компании не нужно писать коллегам из бухгалтерии, чтобы те оплатили работу фрилансеров. Теперь сотрудник может сделать это сам и сэкономить время.

Solar Staff упростил получение закрывающих документов. Вместо большой цепочки согласований теперь достаточно принять задачу в интерфейсе сервиса.

#el-accent-start

Почему бизнесу удобно работать с фрилансерами через Solar Staff

Акты, счета и договор формируются автоматически. Вы сможете найти все документы в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность.
Все по закону. Исполнители проходят обязательную верификацию, а сервис проверяет их налоговый статус и соответствует российскому и международному законодательству.
Работа по единому договору. У заказчиков всего один договор с сервисом: для самозанятых, ИП и физлиц.

Попробовать бесплатно

#el-accent-end

‍

Сервис не только ускорил работу, но и освободил специалиста по документообороту от рутины. Теперь ценный сотрудник занимается более глобальными стратегическими вопросами.