2025

Юридические и налоговые риски при сотрудничестве с фрилансерами

Solar Staff

Сотрудничать с внештатными исполнителями удобно, выгодно и просто, но есть несколько нюансов. Рассмотрим, какие налоговые и юридические риски возникают при сотрудничестве с разными категориями исполнителей.

Почему важно учитывать риски при сотрудничестве с фрилансерами

Компании все чаще привлекают подрядчиков для выполнения отдельных проектов и задач. Особенно популярны такие услуги у IT-компаний, маркетинговых и логистических фирм.

Между тем, ФНС ужесточила контроль за соблюдением правил в этой сфере. В регионах даже созданы специальные комиссии по противодействию нелегальной занятости (ст. 67 565-ФЗ). Сервис Solar Staff помогает безопасно сотрудничать с подрядчиками и фрилансерами: он полностью соответствует российскому и международному законодательству и снижает риски переквалификации отношений в трудовые.

Налоговые и юридические риски при сотрудничестве с внештатниками

У взаимодействия с фрилансерами много плюсов: от проектной занятости с жестким дедлайном до экономии на обустройстве рабочего места. Но существуют и риски, на которые стоит обратить внимание.

Переквалификация договора в трудовой

Налоговая может легко найти подтверждение подмены трудовых отношений. Если фрилансер находится в офисе заказчика, постоянно пользуется его оборудованием и ресурсами, работает по графику, отмечен во внутренних документах (например, в графиках отпусков, журналах охраны труда и других) — все это вызовет у ФНС подозрения.

Если нарушения подтвердят, то компания станет налоговый агентом. Значит, с нее удержат НДФЛ за весь период сотрудничества и начислят страховые взносы с дохода самозанятого. Кроме того, заказчику грозят административные санкции (ст. 5,27 КоАП РФ):

Категория	Сумма штрафа
Для юрлиц	от 50 до 100 тыс. руб
Для должностных лиц	от 10 до 20 тыс. руб.
Для ИП	от 5 до 10 тыс. руб.

Превышение лимитов и неправильный налоговый статус исполнителя

Перед заключением договора и каждой оплатой важно проверять налоговый статус исполнителя. Например, самозанятый легко может потерять свой статус, если превысит годовой лимит по доходу в 2,4 млн рублей (п. 8 ст. 4 422-ФЗ).

Невыполнение требований валютного и налогового законодательства

Иностранные граждане тоже могут стать самозанятыми в России. Опция действует для жителей Беларуси, Украины, Казахстана, Армении и Кыргызстана. Заказчик же должен оплачивать их услуги только безналичным способом и в рублях. С нерезидентом ИП такая необходимость сохраняется — оплата возможна только в рублях по курсу ЦБ на день перевода.

Сервис Solar Staff позволяет проводить выплаты в рублях в 190+ стран. Исполнитель сможет вывести средства в удобной валюте по актуальному курсу.

По какой ставке платить НДФЛ, если исполнитель — нерезидент

Ставка зависит от того, к какой категории относится исполнитель и откуда он получил доход.

Категория исполнителя-физлица	Ставка НДФЛ
Выполняется хотя бы одно из двух условий: Исполнитель получает доход от российской компании, ИП, адвоката, нотариуса или от филиала иностранной компании в России. Деньги за работу приходят исполнителю на счет в российском банке. Но при этом фрилансер должен выполнять задачи с использованием российского сегмента интернета. Например: через сайт с доменом .ru, .рф и другим; через информационную систему, размещенную в России; через российские серверы или платформы (пп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК).	13%, 15%, 18%, 20% или 22% (п. 3.1 ст. 224 НК)
Физлицо, находясь за пределами России, по договору выполняет работы или оказывает услуги, не использует российский сегмент интернета и получает доход от источника не из России	НДФЛ не удерживается
Физлицо выполняет работы или оказывает услуги по договору ГПХ на территории России, помимо исключений	30% (п. 3 ст. 224 НК)

Категория исполнителя-физлица

Ставка НДФЛ

Выполняется хотя бы одно из двух условий:

Исполнитель получает доход от российской компании, ИП, адвоката, нотариуса или от филиала иностранной компании в России.
Деньги за работу приходят исполнителю на счет в российском банке.

Но при этом фрилансер должен выполнять задачи с использованием российского сегмента интернета. Например:

через сайт с доменом .ru, .рф и другим;
через информационную систему, размещенную в России;
через российские серверы или платформы (пп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК).

13%, 15%, 18%, 20% или 22% (п. 3.1 ст. 224 НК)

Физлицо, находясь за пределами России, по договору выполняет работы или оказывает услуги, не использует российский сегмент интернета и получает доход от источника не из России

НДФЛ не удерживается

Физлицо выполняет работы или оказывает услуги по договору ГПХ на территории России, помимо исключений

30% (п. 3 ст. 224 НК)

‍

Также нужно учесть, что:

иностранный работник при заключении договора с компанией должен уведомить МВД (ст. 13 115-ФЗ);
проверять статус самозанятого нужно регулярно;
следует отправить в банк копию договора, если его сумма выше 200 000 руб.

Как работать с фрилансерами, не совершая ошибок: от общения до выплат

Как не запутаться в налоговых статусах и выплатах
Что учесть при оплате услуг ИП, самозанятым и физлицам
Как правильно оформить договор ГПХ, чтобы не нарваться на проверки и штрафы

Получите гайд по самым частым ошибкам при сотрудничестве с фрилансерами, с которыми сталкивается почти каждая компания

Получить рекомендации

Риски утечки данных и отсутствие NDA

Часто бизнесу приходится передавать внештатникам закрытые данные. Здесь компании важно обезопасить себя и составить соглашение о неразглашении (NDA). В этом документе нужно четко прописать:

Перечень передаваемой информации, которая считается конфиденциальной.
Запрет на разглашение и привлечение сторонних подрядчиков.
Способы передачи данных.
Действия, которые будут считаться нарушением.
Штраф за нарушения условий.
Срок действия.

Например, если компания привлекает дизайнера, чтобы сформировать каталог или презентацию, для которых нужны чертежи и уникальные разработки. В этом случае стоит составить NDA или добавить пункт о неразглашении коммерческой тайны в договор ГПХ. А еще можно ограничить доступ к конфиденциальной информации, использовать менеджер хранения паролей, настроить двухфакторную аутентификацию и передавать данные по безопасным каналам связи.

Как снизить юридические и налоговые риски при сотрудничестве с фрилансерами

Обезопасить бизнес при взаимодействии с внештатниками помогут:

Проверка статуса исполнителя и автоматический контроль лимитов
‍Потеря налогового статуса исполнителя и превышение годового максимума грозят назначением выплаты НДФЛ и страховых взносов. Solar Staff позволяет снизить эти риски и сотрудничать с физлицами, ИП и самозанятыми. Сервис автоматически проверяет статус исполнителя перед каждой выплатой.
Легальные массовые выплаты и защита от переквалификации
‍Договор ГПХ с признаками трудовых отношений влечет за собой множество проблем для бизнеса: от доначисления налогов до административных штрафов. Solar Staff построен на подрядно-субподрядных отношениях и не ведет деятельность и не оказывает услуги аутстаффинга. Исполнитель заключает договор-оферту с компанией, которая является налоговым агентом — а значит, удерживает и уплачивает за него налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
NDA, хранение данных и соответствие стандартам безопасности
‍С подрядчиками часто приходится делиться чувствительной информацией. Компании важно защитить себя, важные данные и информацию о сотрудниках (конфиденциальность персональных данных регулируется ст. 7 152-ФЗ). Все исполнители в Solar Staff проходят верификацию, а данные заказчиков и фрилансеров защищены по международным стандартам.
Безопасная работа с исполнителями из других стран
‍Расчеты с нерезидентами связаны с парой нюансов. Например, важно оплачивать их работу только в безналичной форме и в рублях. В Solar Staff заказчик оплачивает услуги всех исполнителей в рублях, а фрилансеры могут вывести их в долларах, евро и других удобных валютах в 190+ странах.
Юридические и налоговые консультации
‍При сотрудничестве с внештатными исполнителями, оформлении документов и отчетов много юридических моментов. Эксперты Solar Staff оказывают услуги налогового сопровождения и бесплатные консультации: например, в базе знаний собрано около 200 статей о налогообложении, выплатах и отчетности.

При сотрудничестве с внештатными исполнителями, оформлении документов и отчетов много юридических моментов. Эксперты Solar Staff оказывают услуги налогового сопровождения и бесплатные консультации: например, в базе знаний собрано около 200 статей о налогообложении, выплатах и отчетности.

Советы для бизнеса при сотрудничестве с фрилансерами

Чтобы взаимодействовать с внештатными специалистами без рисков для компании, нужно следовать правилам:

Официально оформляйте отношения с исполнителем. Никаких устных договоренностей, оплаты «на руки».
Принимайте работу по актам и просите чеки об оплате.
До начала сотрудничества и оплаты работ перепроверяйте налоговый статус фрилансера.
Не включайте в договор термины, которые используются в трудовых договорах.

Что нужно запомнить

Договор с самозанятыми и ИП не может включать формулировки, указывающие на трудовые отношения.
Главный риск при сотрудничестве с фрилансерами связан с изменением их налогового статуса. Проверяйте его перед оформлением документов и каждой оплатой или делегируйте проверку специальным сервисам.
С самозанятыми, которые живут в других странах, сотрудничать можно, но нужно соблюдать требования валютного контроля.
Подписание NDA поможет избежать разглашения важных данных.
Риски при сотрудничестве с самозанятыми для бизнеса реальны, но их можно минимизировать с помощью специальных сервисов.