Автоматизация выплат: как бизнесу ускорить процессы

Как выглядит стандартный процесс выплат исполнителям

Оплачивать услуги каждого фрилансера вручную довольно трудоемко: как правило, в этом процессе участвуют сразу несколько человек. Типичная цепочка действий выглядит так:

1. Подготовить документы: договор, акт выполненных работ;
2. Проверить статус исполнителя — например, убедиться, что он зарегистрирован как самозанятый или ИП;
3. Выбрать подходящий способ оплаты для компании и вывода средств для фрилансера;
4. Согласовать задачу и отдать ее в работу;
5. Получить подтверждение, что задача выполнена;
6. Проверить качество выполнения работы и оставить замечания.
7. Перевести деньги.

Все это отнимает время штатных сотрудников: на ручную обработку документов, переписки и согласования уходит несколько часов — и с каждым новым фрилансером процесс повторяется. Кроме того, такая схема предполагает риски: можно допустить ошибку в реквизитах, потерять закрывающие документы или задержать оплату.

Основные сложности для бизнеса

Администрирование выплат, особенно для компаний, которые работают с большим пулом фрилансеров, может задерживаться на каждом этапе — а это зачастую означает срыв сроков. На это есть несколько причин:

• Каждая оплата должна пройти долгую цепочку согласований.
• Статус исполнителя нужно проверять вручную — если этого не сделать, есть риск провести оплату подрядчику с некорректным статусом (например, физлицу без договора ГПХ).
• У всех фрилансеров нужно запрашивать документы: реквизиты для оплаты, чеки, акты выполненных работ.
• Данные по платежам хранятся у разных специалистов: одни — у проджект-менеджера, другие — у бухгалтера, третьи — у HR-специалистов.
• Если допустить использовать неверную налоговую ставку, можно получить штраф от налоговой — к примеру, за отсутствие удержания НДФЛ или некорректную отчетность.
• Массовые переводы физлицам банк может счесть подозрительными — и заблокировать счет.

Юридические и налоговые требования к выплатам: что важно учитывать при сотрудничестве с разными типами исполнителей

Налоги, которые платит компания при сотрудничестве с фрилансером, и отчеты, которые она предоставляет в ФНС, зависят от статуса исполнителя.

Если отношения между компаний и фрилансером оформлены как гражданско-правовые (заключен договор ГПХ), но фактически являются трудовыми — то есть специалист оказывает услуги на постоянной основе — можно получить штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Переквалификация отношений влечет за собой пристальный интерес налоговой, Государственной инспекции труда (ГИТ) и других проверяющих органов: бизнес ждут внеочередные ревизии и инспекции. 

#el-accent-start

Почему с фрилансерами удобно работать через Solar Staff

• Все по закону. Сервис соответствует российскому и международному законодательству, исполнители проходят верификацию, а их налоговые статусы проверяются каждую неделю.
• Акты, счета и договор формируются автоматически. Вы сможете найти все документы в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность.
• Сотрудничество с профессионалами по всему миру. Выплаты в рублях конвертируются в евро, доллары и другие валюты.

#el-accent-end

Чтобы избежать рисков, необходимо следить за соблюдением законодательства: сотрудничество с фрилансерами должно соответствовать нормативным актам и требованиям регулирующих органов. В первую очередь это статьи 702 ГК РФ, 779 ГК РФ и закон 422-ФЗ о самозанятости. Важный момент — проверка налогового статуса исполнителя: убедиться, что подрядчик зарегистрирован как самозанятый, можно через сайт ФНС.

Потеря налогового статуса исполнителя и превышение годового максимума грозят назначением выплаты НДФЛ и страховых взносов. Solar Staff позволяет снизить эти риски и сотрудничать с физлицами, ИП и самозанятыми. Сервис автоматически проверяет статус исполнителя перед каждой выплатой.

Массовые выплаты

Расчеты с фрилансерами в ручном режиме могут стать серьезной нагрузкой на бухгалтерию: каждая выплата должна быть оформлена в соответствии с требовании законодательства. Чтобы корректно вести отчетность, по каждой транзакции нужны подтверждающие документы: договоры, чеки, акты выполненных работ. Ошибки в оформлении выплат могут привести к налоговым нарушением: от неправильно рассчитанных налогов до претензий со стороны проверяющих органов.

Когда речь идет о массовых выплатах — 100 и более исполнителям в месяц — вести учет вручную невозможно: временные затраты будут слишком велики. Кроме того, чем больше выплат — тем выше вероятность допустить ошибку в расчетах. Одна опечатка может привести к штрафам и доначислениям, а систематические нарушения — к серьезным проверкам от налоговой. Solar Staff помогает формирует все необходимые закрывающие документы в соответствии с российскими и международными нормативными актами.

Типичные проблемы при ручной схеме выплат — и как их решает автоматизация

Как пошагово выглядит автоматизированный процесс выплат исполнителям в Solar Staff

1. Менеджер создает задачу в системе.
2. Исполнитель регистрируется на платформе.
3. Статус исполнителя проверяется, оформляется договор.
4. Акт выполненных работ и чек формируются автоматически после выполнения задачи.
5. Заявка на оплату уходит по цепочке.
6. Финансовый контроль получает заполненные документы.
7. Деньги уходят исполнителю в удобной для него валюте.
8. Вся документация доступна в системе для учета и аудита.

На примере конкретной компании это выглядит так. Чтобы пройти полный цикл сотрудничества с одним фрилансером, нужно было подключать сразу четыре структуры:

• Юридический отдел, чтобы составить и согласовать договор.
• Бухгалтерию — для проведения оплат и обработки отчетных документов чеков, счетов и прочего.
• Отдел аккаунт-менеджеров — чтобы ставить и принимать задачи, запрашивать и собирать документы у фрилансера.
• Административно-хозяйственный отдел — для отправки документов исполнителю и контролирующим органам.

#el-desktop

#el-mobile

С помощью Solar Staff удалось улучшить сразу несколько процессов. Сейчас это таск-менеджер, платформа для документооборота и платежная система. Главные результаты:

1. 7 дней до нескольких часов
   Команда сократила время на оформление договора с фрилансерами
2. Один человек занимается выплатами исполнителям
   До Solar Staff в процессе участвовал целый бухгалтерский отдел
3. 200+ человек получают оплату через Solar Staff

#el-accent-start

Как компания упростила работу четырех отделов с помощью Solar Staff

Благодаря Solar Staff бренду удалось снизить время на оформление договора с 7 дней до нескольких часов

#el-accent-end

Примерные метрики до и после внедрения автоматизации

Что нужно запомнить

1. Ручные выплаты фрилансерам — долгий и трудозатратный процесс.
2. Чем больше фрилансеров, с которыми сотрудничает компания, тем выше риски для бизнеса: легко допустить ошибку в реквизитах, некорректно рассчитать налоги и получить штраф.
3. Разные типы исполнителей — самозанятые, ИП, физлица — требуют разной отчетной документации.
4. Автоматизация выплат существенно упрощает процесс и снижает риски: все документы формируются в системе автоматически, производится расчет налогов, а для проведением выплаты со стороны компании занимается только один сотрудник.