В сотрудничестве с временными сотрудниками много тонкостей — от оформления до рисков, связанных с массовыми выплатами. Разбираемся, как компании быстро начать сотрудничать с исполнителями, системно организовать процесс и избежать проблем с законом.
Когда и зачем бизнесу нужен временный персонал
Иногда нанимать сотрудников в штат невыгодно — вместо этого можно оформить их как временных исполнителей. Это целесообразно:
- При запуске масштабного проекта в ограниченные сроки. Открыть интернет-магазин с большим ассортиментом, провести крупную рекламную кампанию, построить здание для госпиталя в условиях пандемии — в каждом случае могут потребоваться временные работники.
- Если появилась разовая профильная задача — написать музыкальный сингл, перевести текст на редкий язык — а в штате нет сотрудника, который мог бы ее выполнить.
- Для замещения штатного персонала — к примеру, в сезон отпусков или больничных.
- При старте нового направления — в том случае, если нет уверенности, что оно станет для компании постоянным.
- В сезонный пик производства. Это может быть сбор урожая в сельском хозяйстве, отельный сервис и проведение экскурсий в туристическом бизнесе, торговля сезонной продукцией.
- В сферах, которые регулярно требуют участия временных сотрудников: среди них кейтеринг, организация мероприятий, логистика, строительство и разгрузочно-погрузочные работы.
В каких случаях фрилансеры подходят лучше штатных специалистов?
Рассказываем, когда бизнесу выгоднее сотрудничать с персоналом в штате, а когда — с фрилансерами
Массовый найм фрилансеров и временных сотрудников: как это работает
Внештатники и временные исполнители могут быть нужны компании при нескольких сценариях.
- Расширение бизнеса: открытие новых филиалов, выход на иностранный рынок, рост производства.
- Запуск нового проекта, связанного с большим объемом задач.
- Организация крупной рекламной кампании.
- Вахтовая работа: например, заготовка леса, сбор урожая.
- Высокий сезон в торговле и сфере обслуживания: например, в преддверии Нового года или «черной пятницы».
Как правило, массовым способом нанимают линейных исполнителей: обслуживающий персонал, сотрудников колл-центров или техподдержки, менеджеров по продажам, водителей и официантов.
Как «Джум» в два раза ускорил выплаты фрилансерам
В периоды крупных распродаж маркетплейс нанимает до 450 фрилансеров. Вот как компании удалось снять со штатных сотрудников лишнюю нагрузку, а также снизить время на оформление и выплаты
Как делегировать массовый найм фрилансеров
Бизнесу важно действовать быстро и организованно, и в этом может помочь сервис для безопасного управления внештатными командами. Например, Solar Staff позволяет ускорить все этапы найма внештатных специалистов: от подписания договора до назначения задачи. При этом не важно, какой у исполнителя налоговый статус — оформить сотрудничество с самозанятыми, ИП и физлицами получится одинаково быстро. Расчетами управлять тоже легко: оплата в рублях конвертируется в доллары, евро и другие валюты, а исполнители за пределами России могут получить средства больше чем в 190 странах.
Как оформить временного сотрудника
Срочный трудовой договор (СТД)
В отличие от бессрочного соглашения, которое подписывает сотрудник при найме в штат, у этого документа есть период действия. В нем фиксируется, на какой срок нанят специалист: после его истечения трудовые отношения между работодателем и исполнителем прекращаются. В ст. 59 ТК РФ описано, когда можно заключить срочный трудовой договор. Среди случаев — сезонная нагрузка, ограниченный объем работ и замещение постоянных сотрудников, которые ушли в декрет или взяли больничный.
Плюсы:
- Упрощенная процедура увольнения — специалиста, работающего по СТД, можно уведомить о разрыве договора за три дня;
- Экономия бюджета — в период простоя не нужно платить зарплату сотрудникам, чья работа используется только в сезон.
Минусы:
- Договор могут признать бессрочным — если налоговая выяснит, что для заключения СТД не было достаточных оснований;
- Временные затраты на обучение и адаптацию новых сотрудников.
Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Это соглашение между заказчиком и исполнителем, которое регулируется Гражданским кодексом. По закону 44-ФЗ ГК в гражданско-правовом договоре должны быть прописаны задачи, которые выполняет специалист, а также сроки и порядок их оплаты со стороны заказчика. Предмет договора — не трудовые отношения, а оказание конкретной услуги. Договор ГПХ чаще всего заключают с фрилансерами и разовыми исполнителями.
Плюсы:
- Удобный способ для сотрудничества с временным исполнителем, когда его услуги нужны на определенный срок и для конкретного количества задач.
Минусы:
- Контроль со стороны налоговой. Если владелец бизнеса заключает договор ГПХ со специалистом, который оказывает ему постоянные услуги — например, ведет соцсети или наполняет сайт контентом — ему грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
- Переквалификация отношений в трудовые, если будут соответствующие признаки таких отношений.
Работа с самозанятыми и ИП
С самозанятым исполнителями и подрядчиками, которые оказывают услуги как ИП, нужно заключить один из этих договоров — ГПХ или СТД. Форма будет зависеть от того, для каких задач и на какой срок нужен исполнитель:
- Договор ГПХ подразумевает конкретный срок сотрудничества, поэтому лучше подходит для найма сезонных и вахтовых фрилансеров. При необходимости его можно продлить.
- СТД оформляется для выполнения конкретной услуги: верстки сайт, съемки блюд для ресторанного меню — а потому его зачастую заключают с фрилансерами.
Важно: если ранее самозанятый работал в организации по трудовому договору, и с даты его расторжения прошло меньше двух лет, то такой исполнитель не может оказывать услуги своему бывшему работодателю.
Когда нельзя работать с самозанятыми, и что с этим делать
5 примеров, когда у трудовой и налоговой инспекций могут возникнуть вопросы к заказчику
Работа с физлицами
С 1 января 2025 года Solar Staff выступает налоговым агентом: сервис удерживает НДФЛ с доходов исполнителей-физлиц, которые выводят деньги на карты российских банков, помогает уплатить налоги вовремя и отчитаться перед ФНС, чтобы избежать штрафов. Подавать налоговую декларацию фрилансеру в этом случае нужно, только если он получает доходы из других источников.
Какие риски может повлечь масштабирование команды
При найме временного персонала важно учитывать юридические и налоговые нюансы.
Переквалификация отношений в трудовые
Государство контролирует сотрудничество с фрилансерами — в частности, следит, чтобы предприниматели не уклонялись от налогов, подменяя трудовые отношения с сотрудниками договорами ГПХ. Взаимодействие работодателя с самозанятыми специалистами регулирует 422-ФЗ. Его главное правило звучит так: самозанятый не должен выполнять работу штатных специалистов.
В Письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183 перечислены признаки, по которым договор ГПХ должен быть переквалифицирован в трудовой:
- Заказчик устанавливает график работ для исполнителя.
- Оплачивает работу фрилансера в том же порядке, что и штатным специалистам — например, по определенным числам дважды в месяц.
- Распределяет задачи между исполнителями, назначает их на объекты.
Если налоговая выяснит, что работающий по договору ГПХ исполнитель выполняет функции штатного сотрудника, владельца бизнеса оштрафуют на сумму до 200 тыс. руб.
Как работать с фрилансерами, не совершая ошибок: от общения до выплат
- Как не запутаться в налоговых статусах и выплатах
- Что учесть при оплате услуг ИП, самозанятым и физлицам
- Как правильно оформить договор ГПХ, чтобы не нарваться на проверки и штрафы
Получите гайд по самым частым ошибкам при сотрудничестве с фрилансерами, с которыми сталкивается почти каждая компания
Нарушения при массовых выплатах фрилансерам
Официально массовые выплаты не запрещены, однако банк может счесть их обналичиванием денег и заморозить счет компании, руководствуясь 115-ФЗ о легализации преступных законов. Основанием для заморозки могут стать частые переводы физлицам, неуплата с того же расчетного счета страховых взносов и НДФЛ.
Массовые переводы денег внештатникам могут привлечь внимание налоговой — и спровоцировать те же проверки, о которых мы уже писали: насколько корректно сотрудничество по договору ГПХ? Не уклоняется ли работодатель от социальных выплат за своих сотрудников?
Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) и Федеральной налоговой службы (ФНС)
ГИТ контролирует соблюдение трудового законодательства. Помимо плановых инспекций, организация практикует и внезапные проверки — при этом опираясь на риск-ориентированный подход (ст. 8.1 294-ФЗ). Согласно ему, всех работодателей делят на пять категорий риска: чем выше категория, тем чаще будут проверки. Если компания работает в сфере, связанной с высоким риском для здоровья сотрудников, внеплановые проверки могут проходить каждые два года.
ФНС проверяет корректность уплаты налогов. Служба тщательно контролирует выплаты фрилансерам и временным сотрудникам: самые распространенные риски — незаконное снижение налогооблагаемой базы («серая зарплата»), некорректная классификация трудовых отношений (та самая подмена фуллтайм-сотрудничества договором ГПХ) и уклонение от уплаты страховых взносов за сотрудников. Все это нарушает законодательство и может стать причиной санкций.
Несвоевременная отчетность
ФНС следит, чтобы отчеты по выплатам каждому сотруднику подавались в срок. Задержка при подаче или отсутствие данных может спровоцировать выездную проверку, по результатам которой работодатель рискует получить штраф, доначисление налогов или переквалификацию договора — если выяснится, что фрилансера и нанимателя фактически связывают трудовые отношения.
Если нарушение грубое — к примеру, владелец бизнеса некорректно заключил договоры с большим количеством подрядчиков или уклонился от налогов на крупную сумму — налоговая может возбудить дело об административном правонарушении или уголовное дело.
Что нужно запомнить
Чтобы безопасно сотрудничать с временными специалистами, следует:
- Выбрать корректную форму договора с исполнителем — ГПХ или срочный трудовой договор.
- Тщательно следить за налоговой и бухгалтерской отчетностью.
- Выплачивать за сотрудников налоговые и страховые взносы, которые подразумеваются по срочному трудовому договору.
- Делать процессы прозрачными: чек-листы, инструкции и база исполнителей должны быть доступны всем, кто задействован в процессах найма. При этом важно защищать персональные данные.