Как быстро начать сотрудничать с временным персоналом: советы для бизнеса

Когда и зачем бизнесу нужен временный персонал

Иногда нанимать сотрудников в штат невыгодно — вместо этого можно оформить их как временных исполнителей. Это целесообразно:

• При запуске масштабного проекта в ограниченные сроки. Открыть интернет-магазин с большим ассортиментом, провести крупную рекламную кампанию, построить здание для госпиталя в условиях пандемии — в каждом случае могут потребоваться временные работники.
• Если появилась разовая профильная задача — написать музыкальный сингл, перевести текст на редкий язык — а в штате нет сотрудника, который мог бы ее выполнить.
• Для замещения штатного персонала — к примеру, в сезон отпусков или больничных.
• При старте нового направления — в том случае, если нет уверенности, что оно станет для компании постоянным.
• В сезонный пик производства. Это может быть сбор урожая в сельском хозяйстве, отельный сервис и проведение экскурсий в туристическом бизнесе, торговля сезонной продукцией.
• В сферах, которые регулярно требуют участия временных сотрудников: среди них кейтеринг, организация мероприятий, логистика, строительство и разгрузочно-погрузочные работы.

#el-accent-start

В каких случаях фрилансеры подходят лучше штатных специалистов?

Рассказываем, когда бизнесу выгоднее сотрудничать с персоналом в штате, а когда — с фрилансерами

#el-accent-end

Массовый найм фрилансеров и временных сотрудников: как это работает

Внештатники и временные исполнители могут быть нужны компании при нескольких сценариях.

1. Расширение бизнеса: открытие новых филиалов, выход на иностранный рынок, рост производства.
2. Запуск нового проекта, связанного с большим объемом задач.
3. Организация крупной рекламной кампании.
4. Вахтовая работа: например, заготовка леса, сбор урожая.
5. Высокий сезон в торговле и сфере обслуживания: например, в преддверии Нового года или «черной пятницы».

Как правило, массовым способом нанимают линейных исполнителей: обслуживающий персонал, сотрудников колл-центров или техподдержки, менеджеров по продажам, водителей и официантов.

#el-accent-start

Как «Джум» в два раза ускорил выплаты фрилансерам

В периоды крупных распродаж маркетплейс нанимает до 450 фрилансеров. Вот как компании удалось снять со штатных сотрудников лишнюю нагрузку, а также снизить время на оформление и выплаты

#el-accent-end

Как делегировать массовый найм фрилансеров

Бизнесу важно действовать быстро и организованно, и в этом может помочь платформа для безопасного управления внештатными командами. Например, Solar Staff позволяет ускорить все этапы найма внештатных специалистов: от подписания договора до назначения задачи. При этом не важно, какой у исполнителя налоговый статус — оформить сотрудничество с самозанятыми, ИП и физлицами получится одинаково быстро. Расчетами управлять тоже легко: оплата в рублях конвертируется в доллары, евро и другие валюты, а исполнители за пределами России могут получить средства больше чем в 190 странах.

Как оформить временного сотрудника

Срочный трудовой договор (СТД)

В отличие от бессрочного соглашения, которое подписывает сотрудник при найме в штат, у этого документа есть период действия. В нем фиксируется, на какой срок нанят специалист: после его истечения трудовые отношения между работодателем и исполнителем прекращаются. В ст. 59 ТК РФ описано, когда можно заключить срочный трудовой договор. Среди случаев — сезонная нагрузка, ограниченный объем работ и замещение постоянных сотрудников, которые ушли в декрет или взяли больничный.

Плюсы:

• Упрощенная процедура увольнения — специалиста, работающего по СТД, можно уведомить о разрыве договора за три дня;
• Экономия бюджета — в период простоя не нужно платить зарплату сотрудникам, чья работа используется только в сезон.

Минусы:

• Договор могут признать бессрочным — если налоговая выяснит, что для заключения СТД не было достаточных оснований;
• Временные затраты на обучение и адаптацию новых сотрудников.

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Это соглашение между заказчиком и исполнителем, которое регулируется Гражданским кодексом. По закону 44-ФЗ ГК в гражданско-правовом договоре должны быть прописаны задачи, которые выполняет специалист, а также сроки и порядок их оплаты со стороны заказчика. Предмет договора — не трудовые отношения, а оказание конкретной услуги. Договор ГПХ чаще всего заключают с фрилансерами и разовыми исполнителями.

Плюсы: 

• Удобный способ для сотрудничества с временным исполнителем, когда его услуги нужны на определенный срок и для конкретного количества задач.

Минусы:

• Контроль со стороны налоговой. Если владелец бизнеса заключает договор ГПХ со специалистом, который оказывает ему постоянные услуги — например, ведет соцсети или наполняет сайт контентом — ему грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
• Переквалификация отношений в трудовые, если будут соответствующие признаки таких отношений.

Работа с самозанятыми и ИП

С самозанятым исполнителями и подрядчиками, которые оказывают услуги как ИП, нужно заключить один из этих договоров — ГПХ или СТД. Форма будет зависеть от того, для каких задач и на какой срок нужен исполнитель:

• Договор ГПХ подразумевает конкретный срок сотрудничества, поэтому лучше подходит для найма сезонных и вахтовых фрилансеров. При необходимости его можно продлить.
• СТД оформляется для выполнения конкретной услуги: верстки сайт, съемки блюд для ресторанного меню — а потому его зачастую заключают с фрилансерами.

Важно: если ранее самозанятый работал в организации по трудовому договору, и с даты его расторжения прошло меньше двух лет, то такой исполнитель не может оказывать услуги своему бывшему работодателю.

#el-accent-start

Когда нельзя работать с самозанятыми, и что с этим делать

5 примеров, когда у трудовой и налоговой инспекций могут возникнуть вопросы к заказчику

#el-accent-end

Работа с физлицами

С 1 января 2025 года Solar Staff выступает налоговым агентом: сервис удерживает НДФЛ с доходов исполнителей-физлиц, которые выводят деньги на карты российских банков, помогает уплатить налоги вовремя и отчитаться перед ФНС, чтобы избежать штрафов. Подавать налоговую декларацию фрилансеру в этом случае нужно, только если он получает доходы из других источников.

Какие риски может повлечь масштабирование команды

При найме временного персонала важно учитывать юридические и налоговые нюансы.

Переквалификация отношений в трудовые

Государство контролирует сотрудничество с фрилансерами — в частности, следит, чтобы предприниматели не уклонялись от налогов, подменяя трудовые отношения с сотрудниками договорами ГПХ. Взаимодействие работодателя с самозанятыми специалистами регулирует 422-ФЗ. Его главное правило звучит так: самозанятый не должен выполнять работу штатных специалистов.

В Письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183 перечислены признаки, по которым договор ГПХ должен быть переквалифицирован в трудовой:

1. Заказчик устанавливает график работ для исполнителя.
2. Оплачивает работу фрилансера в том же порядке, что и штатным специалистам — например, по определенным числам дважды в месяц.
3. Распределяет задачи между исполнителями, назначает их на объекты.

Если налоговая выяснит, что работающий по договору ГПХ исполнитель выполняет функции штатного сотрудника, владельца бизнеса оштрафуют на сумму до 200 тыс. руб.

#el-accent-start

Как работать с фрилансерами, не совершая ошибок: от общения до выплат

• Как не запутаться в налоговых статусах и выплатах
• Что учесть при оплате услуг ИП, самозанятым и физлицам
• Как правильно оформить договор ГПХ, чтобы не нарваться на проверки и штрафы

Получите гайд по самым частым ошибкам при сотрудничестве с фрилансерами, с которыми сталкивается почти каждая компания

#el-accent-end

Нарушения при массовых выплатах фрилансерам

Официально массовые выплаты не запрещены, однако банк может счесть их обналичиванием денег и заморозить счет компании, руководствуясь 115-ФЗ о легализации преступных законов. Основанием для заморозки могут стать частые переводы физлицам, неуплата с того же расчетного счета страховых взносов и НДФЛ.

Массовые переводы денег внештатникам могут привлечь внимание налоговой — и спровоцировать те же проверки, о которых мы уже писали: насколько корректно сотрудничество по договору ГПХ? Не уклоняется ли работодатель от социальных выплат за своих сотрудников?

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) и Федеральной налоговой службы (ФНС)

ГИТ контролирует соблюдение трудового законодательства. Помимо плановых инспекций, организация практикует и внезапные проверки — при этом опираясь на риск-ориентированный подход (ст. 8.1 294-ФЗ). Согласно ему, всех работодателей делят на пять категорий риска: чем выше категория, тем чаще будут проверки. Если компания работает в сфере, связанной с высоким риском для здоровья сотрудников, внеплановые проверки могут проходить каждые два года.

ФНС проверяет корректность уплаты налогов. Служба тщательно контролирует выплаты фрилансерам и временным сотрудникам: самые распространенные риски — незаконное снижение налогооблагаемой базы («серая зарплата»), некорректная классификация трудовых отношений (та самая подмена фуллтайм-сотрудничества договором ГПХ) и уклонение от уплаты страховых взносов за сотрудников. Все это нарушает законодательство и может стать причиной санкций.

Несвоевременная отчетность

ФНС следит, чтобы отчеты по выплатам каждому сотруднику подавались в срок. Задержка при подаче или отсутствие данных может спровоцировать выездную проверку, по результатам которой работодатель рискует получить штраф, доначисление налогов или переквалификацию договора — если выяснится, что фрилансера и нанимателя фактически связывают трудовые отношения.

Если нарушение грубое — к примеру, владелец бизнеса некорректно заключил договоры с большим количеством подрядчиков или уклонился от налогов на крупную сумму — налоговая может возбудить дело об административном правонарушении или уголовное дело.

Что нужно запомнить 

Чтобы безопасно сотрудничать с временными специалистами, следует:

1. Выбрать корректную форму договора с исполнителем — ГПХ или срочный трудовой договор.
2. Тщательно следить за налоговой и бухгалтерской отчетностью.
3. Выплачивать за сотрудников налоговые и страховые взносы, которые подразумеваются по срочному трудовому договору.
4. Делать процессы прозрачными: чек-листы, инструкции и база исполнителей должны быть доступны всем, кто задействован в процессах найма. При этом важно защищать персональные данные.